วิธีค้นหาไฟล์ Excel อย่างรวดเร็ว

ในการทำงานบนไฟล์ excel ของเราๆ ท่านๆ บางครั้งเรา save ไฟล์แล้วปรากฎว่าจำกันไม่ได้ว่าเอาไกบไว้ที่ไหน ... คราวนี้แหละงานเข้าครับผม...แล้วมันจะอยู่ที่ไหนกันล่ะนี่....ไม่ต้องกังวลครับ
วันนี้ มีเคล็ดมาเสนอกันครับสำหรับการค้นหาไฟล์...ให้ทำอย่างนี้ครับ
ให้พิมพ์ว่า *.xls ในช่อง search file หรือ ถ้าเราพอจะจำตัวอักษรของชื่อไฟล์พอได้บาง ก็ให้พิมพ์ p*.xls or *p*.xls or *p.xls ครับ
อย่างไรก็ตามสำหรับวิธีการหาไฟล์แบบนีก็สามารถประยุกค์ กับการหาไฟล์ นามสกุล อื่น ได้ครับ เพียงแต่เปลี่ยนนามสกุลเท่านั้นครับ....ลองดูครับ สนุกดี....

ตรงส่วนหัวของ column จากปรกติกจะแสดงเป็น A,B,C,… แต่ว่าแสดงเป็นตัวเลข จะมีวิธีแก้ไขอย่างไร?

ให้ทำการแก้ไขดังนี้
เข้าไปที่ Manu bar
Tools -> Option -> General-->unchecked R1C1 reference style (เอาเครื่องหมายถูก ออก)

ทำไมเวลาใช้ function Vlookup แล้วบางครั้งหาค่าข้อมูล ไม่แสดงค่า ทั้งๆที่ทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้องแล้ว?

ทำไมเวลาใช้ function Vlookup แล้วบางครั้งหาค่าข้อมูล ไม่แสดงค่า ทั้งๆที่ทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้องแล้ว?
การใช้ สูตร Vlookup นั้น เงื่อนไขของการใช้นั้นมีอยู่หลายๆ ข้อเช่นกัน ซึ่ง ตัวอย่างดังต่อไปนี้เป็นวิธีการตรวจสอบเบื้องต้น เพื่อดูว่า
เราเขียนสูตรได้ถูกต้องตามเงื่อนไขหรือเปล่า
1.ข้อมูลที่ต้องการหา กับข้อมูลในแหล่งที่เก็บใว้ ต้องเหมือนกันทุกๆ digit รวมทั้ง space ด้วย เพราะหลายๆครั้ง อาจจะเป็นที่ตรงนี้
วิธีแก้ไข คือ ใช้ function 'Text to Colume' ในการตัด space นี้ออก
2.พื้นที่ของแหล่งข้อมูลนั้น ไม่ได้ถูก fix ไว้ ซึ่งจะส่งผลให้การอ่านค่าของ cel ในแต่ละ cel เลื่อนออกไปตาม cell ที่เปลี่ยนไป
วิธีแก้ไข คือ ให้ string ($) ข้อมูลเอาใว้

หากเราต้องการให้ Excel เตือนเรา(Pop up) ว่า ถ้าหากข้อมูลใน cell ที่อ้างถึงนั้นยังไม่มีการใส่ข้อมูล ให้แจ้งเตือนเราทุกครั้ง ทำอย่างไร

สำหรับกรณีนี้ หากต้องการให้มีการแสดงโชว์ โดย Pop up นั้น ยังมี feature หนึ่งที่สามารถที่จะนำมาประยุกต์ใช้ได้ นั่นคือ Validation
ซึ่งจะอยู่ที่ Manubar-->Data-->Validation


ตัวอย่างการใช้งาน
เราต้องการให้ A2 แสดง pop up เตือนหากใน Coloumeที่3 (C2) นั้น ไม่มีข้อมูล และ ข้อมูลใน B2 จะต้องไม่ใช่ "X" พร้อมกับไม่สามารใส่ข่อมูลใน A2 ได้


1.เลือกไปที่ Validation
2.เลือก Tap setting-->Allow-->Custom
3.จากนั้นให้ใส่เงื่อนไข(สูตร) เข้าไป ดังนี้

=AND(NOT(LEFT(B2,1)="D"),NOT(ISBLANK(C2)))
**อย่าลืม คลิ๊กที่ ช่อง Ignore blank ออกด้วยนะครับ เพราะว่าเราเขียนสูตรที่เกี่ยวข้องกับการ Blank ของ cell



4.เลือก tap -->Input Message และ Error Alert เพื่อใส่ข้อความเตือนใน Pop up



5.หลังจากที่ทำตามขั้นตอนนี้แล้วจะได้ผลลัพท์ ดังนี้


**หมายเหตุ**
1.สำหรับท่านที่ต้องการเพียงเงื่อนไขเดียวก็ให้ใช้สูตรนี้แทนครับ
'=NOT(ISBLANK(C2))
2.สำหรับท่านที่มีเงื่อนไขในการตวจสอบการทำงานมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ให้ตวจสอบ cell B2 ว่าต้องมีตัวอักษรตัวแรกเป็น E หรือ P เท่านั้น และ C2 ต้องมีการลงข้อมูลเท่านั้น จึงจะสามารถลงข้อมูลได้ ถ้าไม่ก็ให้ Excel Pop up เตือนเรา.... ให้ใช้สูตร ดังนี้
=or(and(left(b2,1)="Y",not(isblank(c2))),and(left(b2,1)="Z",not(isblank(c2))))

เพียงเท่านี้ก็จะทำให้ excel แจ้งเตือนเราทุกครั้งที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขครับ

PivotTable คืออะไร

PivotTable คืออะไร หากเราเปิดพจนานุกรมเราก็จะพบว่า Pivot แปลว่า การหมุน Table แปลว่า ตาราง ซึ่งถ้าหากนำมารวมกันแล้ว ก็จะมีความหมายที่เชื่อมโยงกันว่า "ตารางที่สามารถ หมุน หรือปรับเปลี่ยนได้ " นั่น เอง โดย feature ที่มีอยู่ใน excel นี้ จะช่วยให้เราบริหารข้อมูลของเราเพื่อที่จะแสดงเป็น report ตามที่เราต้องการ หรือ กราฟที่เราต้องการได้ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการอ่านข้อมูลเป็นอย่างมาก
ข้อมูลที่เหมาะกับการวิเคราะห์ด้วย PivotTable เช่น
1.ข้อมูลดิบที่มีข้อมูลมากๆ และมีความสำพันธ์กันหลายๆอย่างในแต่ละ คอลัมน์
2.ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นแถวๆ โดยที่แต่ละแถวมีจำนวนคอลัมน์เท่ากัน

ข้อดีของการทำ Pivot Table
1.สามารถสร้าง Report จากข้อมูลดิบที่เรามีอยู่นั้น ตามความต้องการได้
2.ทำให้เราเห็นรูปแบบและแนวโน้มต่างๆของข้อมูลมากๆในเวลาอันรวดเร็ว
3.ทำให้เราวิเคราะห์ข้อมูลและความสัมพันธ์ต่างๆได้โดยง่าย
4.และที่สำคัญคือ ถ้าเราต้องการมองข้อมูลในแง่มุมอื่นๆ เราก็สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบ หรือหน้าตาของ Table / Report ได้อย่างรวดเร็วตามความต้องการ โดยทำได้อย่างง่ายๆด้วยการ rearrange หรือ pivot  ข้อมูลใน PivotTable จนเห็นแง่มุมที่ต้องการ (ซึ่งทำได้ง่ายกว่าวิธีอื่นๆมาก)

ข้อควรระวังของการทำ Pivot Table
1.ข้อมูลจะต้องไม่มีการทำ merge กันไว้
2.การ Range พื้นที่ของข้อมูลควรเผื่อเอาไว้สำหรับกรณีที่มี data เพิ่มในอนาค

**โปรดติดตาม วิธีการใช้งาน Pivot table ได้ในตอนต่อไปครับ**

ต้องการหาว่า ข้อมูลใน cell ปัจจุบันนั้น มีซ้ำกับข้อมูลด้านบนหรือเปล่า? (ตอน2)

สำหรับหัวข้อนี้เป็นการขยายความต่อนะครับ ว่า ถ้าต้องการให้ข้อมูลที่หามาได้นั้น ถ้ามีมากกว่า 2 ค่า ก็ให้แสดงค่า จำนวนของข้อมูล แต่ถ้าไม่ก็ให้แสดงค่า "No"
ให้เขียนสูตรเพื่มเติมเข้าไปในส่วนของ สูตรเดิม ดังนี้นะครับ
=IF(OR(A2=$A$1:A1),IF(COUNTIF($A$1:A1,A2)>2,COUNTIF($A$1:A1,A2)," No")," No ")



**อย่าลืมนะครับ หลังจากที่เขียนสูตรเสร็จ ให้กด Ctrl+Shift ค้างไว้ แล้วค่อยกด Enter (เพราะว่ามันเป็นเงื่อนไขในการสั่งให้ excel คำนวนค่าเป็นแบบ Aray เพราะถ้าไม่กด จะทำให้ไม่สามารถแสดงค่าได้)**

ต้องการหาว่า ข้อมูลใน cell ปัจจุบันนั้น มีซ้ำกับข้อมูลด้านบนหรือเปล่า?

คำถาม คือ ต้องการหาว่า ข้อมูลใน cell ปัจจุบันนั้น มีซ้ำกับข้อมูลด้านบนหรือเปล่า? ถ้ามีก็ให้ cell นั้น แสดงค่าดังกล่าว แต่ถ้าไม่ ก็ให้แสดงค่า No ให้เขียนสูตร ดังนี้

=IF(OR(A2=$A$1:A1),A2," No ")



หลังจากที่เขียนสูตรเสร็จ ให้กด Ctrl+Shift ค้างไว้ แล้วค่อยกด Enter (เพราะว่ามันเป็นเงื่อนไขในการสั่งให้ excel คำนวนค่าเป็นแบบ Aray เพราะถ้าไม่กด จะทำให้ไม่สามารถแสดงค่าได้)

การใช้สูตร SUMIF

การใช้สูตร SUMIF จะช่วยให้เราใช้งานกับข้อมูลที่ต้องการที่จะ sum ตามเงื่อนไขที่เราต้องการเท่านั้น ซึ่งจะไม่นำข้อมูลอื่นมาคิดด้วย เช่น ใน range (ซึ่งอาจจะมี เป็นร้อยๆข้อมูล) นั้น ให้ sum เฉพาะค่าที่น้อยกว่า 4 เป็นต้น

=SUMIF(A2:A6,"<4")
ลองเอาไปใช้ดูนะครับ

การใช้สูตร sum

การใช้สูตร sum จริงแล้วไม่เห็นต้องเล่าให้ฟังเลย เหมือนสอนลิงให้ขึ้นต้นมะพร้าวยังไงอย่างงั้นเลยว่ามั๊ยครับ...งั้นขอจบเลยก็แล้วกัน..ล้อเล่นครับ เอาเป็นว่าขอเล่าในส่วนของ shortcut ก็แล้วกันนะครับ
คือว่า หากเราต้องการให้รวดเร็วโดยไม่ตองมาพิมพ์สูตรว่า sum ก็ให้เราเลือก cel ล่างสุด ซ้ายสุด ขวาสุด หรือบนสุด ของข้อมูล แล้วกด alt+=
แล้วคุณก็จะได้คำตอบครับ ลองเล่นดูนะครับ